Como evitar desperdícios na produção do seu evento?

*Artigo escrito por Júlia Vidigal Munhoz, da mobLee.

 

Na hora de botar a mão na massa e começar a produzir um evento normalmente focamos em uma lista de coisas que precisam ser feitas dentro de seus respectivos prazos para que ele possa se realizar. A pressão por cumpri-las, porém, pode fazer com que ocorram muitos desperdícios ao longo desse processo.

A preocupação com o investimento racional de recursos financeiros e materiais é importante para que a produção não dê prejuízos nem cause grandes impactos ambientais. Por isso, é preciso pensar bastante nessa questão, tendo sempre como meta realizar um acontecimento pautado na sustentabilidade.

Sendo assim, trouxemos 7 dicas para ajudar você a evitar desperdícios na produção do seu evento, de modo que ele seja mais sustentável financeira e ecologicamente. Continue a leitura e veja como é simples!

1. Defina um orçamento detalhado

Definir um orçamento deveria ser o primeiro passo em qualquer tipo de planejamento. Mas não se trata apenas de estipular um valor total da produção. É preciso ser detalhista e definir quanto será gasto em cada etapa do seu empreendimento.

Para isso, liste todas as possíveis despesas que possam surgir, como:

  • fornecedores;
  • insumos;
  • autorizações, alvarás e outros aspectos legais;
  • alimentação;
  • logística;
  • entre outras.

Em cada um desses itens, elenque todos os valores envolvidos por ordem de prioridade, definindo o máximo a ser investido em cada um deles e quais poderiam ser suprimidos para ajustar o seu orçamento. Dessa forma, além de saber exatamente para onde vão suas provisões, você poderá delegar tarefas sem a preocupação de perder o controle dos custos.

2. Pesquise por fornecedores

Muitas vezes, optamos por fornecedores que já conhecemos e confiamos, sem nos preocuparmos muito com o custo disso. É claro que essa confiança conta muito, porém é fundamental estar sempre atento aos valores praticados no mercado.

Uma boa forma de fazer isso é por meio de cotações com três ou quatro empresas de qualidade reconhecida e que prestem o serviço que você procura. Assim você consegue levantar qual é a média cobrada e negociar com seus parceiros de confiança.

É importante também avaliar as práticas dessas empresas, de forma a garantir que os bons preços não signifiquem um trabalho danoso ao meio ambiente. Por exemplo, você pode conseguir valores imbatíveis para o serviço de recolhimento do lixo, contudo, a empresa pode não fazer o tratamento e o descarte adequado dos dejetos.

3. Controle o estoque

Um erro fatal em qualquer evento é a compra de material em excesso. Outro problema sério é a falta de itens essenciais à produção. Por isso, é fundamental estar sempre de olho no estoque. Assim, você garante que artigos perecíveis não estraguem devido à sobra ou que seja necessário pagar pelo aluguel de equipamentos e outros materiais que não estão sendo utilizados.

Por outro lado, não cuidar para ter esses materiais disponíveis quando necessário pode gerar custos altíssimos de contratação emergencial. Portanto, controle o estoque de insumos disponíveis de forma que não sobrem nem faltem, adquirindo-os pouco a pouco.

4. Invista no marketing digital

A comunicação online não pode ser deixada de lado em seus esforços de divulgação. Afinal, além de ser uma mídia mais limpa — pois não há papéis, impressões e distribuição envolvidos —, a internet tem um potencial de alcance e engajamento altíssimo, com custos bem menores.

Por isso, não deixe de investir em ações de marketing digital, se você quer um evento mais sustentável. Para isso, vale investir em:

  • marketing de conteúdo e estratégias de SEO;
  • mídias sociais;
  • e-mail marketing;
  • links patrocinados;
  • entre outros.

Mas não se esqueça de que, para essa comunicação ser efetiva, ela precisa ser direcionada às pessoas certas. Portanto, defina seu público-alvo e suas personas e volte suas estratégias para conquistá-las — evitando gastos desnecessários em mídia.

5. Incentive a coleta seletiva

Incentivando a coleta seletiva, a marca se posiciona como ambientalmente responsável — o que pode contar pontos para a sua imagem. E não é difícil promover a separação do lixo: basta disponibilizar as lixeiras específicas, comunicar ao público da importância do descarte apropriado e garantir que os dejetos sejam levados para locais apropriados posteriormente.

Além da questão do lixo, é possível ser sustentável de outras formas:

  • neutralização da emissão de carbono: para isso, basta plantar árvores em quantidade correspondente à emissão de carbono gerada pelo evento;
  • doação de lixo para cooperativas de reciclagem: dessa forma, estimula-se também a responsabilidade social;
  • escolha de brindes ecológicos: assim, você incentiva o uso de materiais recicláveis sem deixar de lado o agrado oferecido aos participantes.

6. Conscientize sua equipe

De nada adianta adotar estratégias para evitar desperdícios desnecessários se a equipe envolvida não está consciente da importância dessas atitudes. Sem um time engajado nessa questão, todos os esforços serão em vão.

Afinal, existem diversas pequenas formas de fomentar um evento sustentável. Veja algumas:

  • evitar a impressão desnecessária e exagerada de papéis;
  • reduzir o consumo de água;
  • diminuir o uso de descartáveis de plástico;
  • moderar o consumo de energia elétrica.

Assim, com todos trabalhando a ideia da sustentabilidade em conjunto, a economia de recursos financeiros e naturais será ainda maior.

7. Utilize aplicativos de produção de eventos

Utilizar aplicativos para gestão de eventos é uma forma muito eficaz de se evitar desperdícios. Eles podem ser úteis das formas mais diversas, otimizando custos e reduzindo o impacto ambiental.

Essas tecnologias podem ser, por exemplo, aliadas às estratégias de marketing digital com o objetivo de divulgar a produção e estimular o engajamento dos participantes. Outras podem, ainda, ser utilizadas na gestão de fornecedores e processos.

Há, também, a possibilidade de geração de insights sobre o público por meio dessas ferramentas. Dessa forma, os investimentos em atrações, comunicação e outros podem ser direcionados de forma mais eficaz para atender aos objetivos do público do evento.

Como você pode perceber, realizar um evento sustentável não é tão complicado como pode parecer à primeira vista. Com essas sete atitudes que listamos para você vai ser possível reduzir o desperdício na produção de eventos com bastante facilidade.

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